前回の記事では、
ITが苦手な現場担当でも「小さな業務改善」から始められる、という話をしました。
その中で触れたのが、
伝票をスキャンしたあとに毎回行っていた、ファイル名の手入力作業です。
正直なところ、
「これって本当に人がやる必要あるの？」
そう感じつつも、他に方法が分からず、ずっと我慢して続けていました。
そこで今回の記事では、
現場担当の私がOCRを調べて、実際に使ってみるまでの過程と、
「期待していたこと」「うまくいかなかったこと」を、正直に書いていきます。
ITに詳しくなくても、
完璧な仕組みを作れなくても、
“調べて試してみる”だけで、現場の作業は少し楽になる。
そんなリアルな体験談として、
同じように紙業務で悩んでいる方の参考になれば嬉しいです。
なぜファイル名入力がこんなに面倒なのか
まずは、なぜこの「ファイル名の手入力」が
ここまで面倒に感じていたのかを整理してみます。
やっている作業だけを見ると、とても単純です。
流れにすると、次のようなことを毎回繰り返しています。
- 一つの仕事が終わる
- 伝票をスキャンする
- ファイルを保存する
- その都度、ファイル名を手入力する
一つ一つの作業は難しくありません。
誰でもできるし、特別なスキルも必要ありません。
それでも、この作業が厄介なのは、
「回数」と「タイミング」が自分でコントロールできないからでした。
1日に保存する伝票は、だいたい50〜60枚ほどあります。
しかも、仕事が終わる時間は毎回バラバラです。
午前中にまとめて保存できる日もあれば、
午後に立て続けに対応しなければならない日もあります。
忙しいときほど、
「あとでまとめてやろう」ができず、
その場その場でファイル名を入力する必要があります。
そうなると、
・急いで入力してミスをする
・後から見返して分かりづらい名前になっている
・また修正する
といったことが起きやすくなります。
作業自体は単純なのに、
回数が多く、割り込みで発生し、
しかもミスが許されない。
この条件が重なることで、
ファイル名の手入力は
「地味だけど、確実にストレスがたまる作業」
になっていました。
OCRって何？正直よく分からなかった
ファイル名の手入力に、これ以上時間を取られたくない。
そう感じるようになってから、
「何か方法はないのか」と調べ始めました。
その中で、初めて目にしたのが「OCR」という言葉です。
正直なところ、
名前を見た瞬間に少し身構えてしまいました。
横文字ですし、
自分のような現場担当が使うものではなく、
ITに詳しい人向けの技術なのでは、という印象でした。
実際にネットで調べてみると、
専門用語が多く、説明も難しいものばかりでした。
「文字を自動で認識する」「データ化する」などと書かれていても、
自分の現場で本当に使えるのかはよく分かりませんでした。
特に『プログラミングコード』という言葉が出てくると、
自分には難しそうだと感じてしまいました。
正直、途中でやめようかと思ったこともありました。
それでも調べるのをやめなかったのは、
毎回のファイル名入力がとにかく面倒だったからです。
完璧な仕組みでなくても、
少しでも手入力を減らせる可能性があるなら
一度はちゃんと調べてみようと思いました。
調べて分かった「できそうなこと・無理そうなこと」
OCRについてもう少し調べていく中で、
最初に感じたのは、
「思っていたほど万能なものではないな」ということでした。
正直なところ、
最初は「これで全部楽になるかもしれない」と
どこかで期待していた部分もありました。
ですが調べれば調べるほど、
何でも自動化できる魔法の道具ではない、
という現実が見えてきました。
特に、手書き文字の認識は難しそうで、
書き方によって精度に差が出るという情報も多く見かけました。
また、書式がバラバラな書類の場合は、
うまく読み取れないケースもあるようでした。
一方で、自分の現場の伝票を思い返してみると、
すべて同じフォーマットで印字されている点に気づきました。
記載されている項目も毎回ほぼ同じなので、
条件次第では使える可能性があるのでは、と感じました。
しかし、この時点では
「すぐに導入しよう」とまでは考えませんでした。
調べていくうちに、OCRのシステムやカメラ等の機器は
種類が数多くあり、どれを選択すればいいのか分かりませんでした。
さらに、導入した後に実際の業務で使えるかどうかも、
試してみないと分からないと思ったからです。
この時点では、まだ導入しなかった理由
OCRについて調べていく中で、
すぐに業務へ導入することはしませんでした。
便利そうではあるものの、
いきなり現場に入れるのは不安があったからです。
現場の業務は止めることができません。
もしうまく使えなかった場合、
誰が対応するのか、どうやって元に戻すのかなど、
考えることが多くありました。
また、実際に使うのは自分だけではありません。
操作が難しかったり、
一部の人しか使えない仕組みになってしまうと、
かえって負担が増えてしまう可能性もあります。
恥ずかしい話ですが、実際に導入した機械を
一部の人しか使えずに放置していたこともありました。
機器やソフトの導入には、
コストだけでなく設定や運用の手間もかかります。
そのため、この時点では、
いきなり本格導入するのではなく、
まずは小さく試しながら可能性を探ることが大切だ
という結論にしました。
まとめ
今回は、私が業務改善を始める前に
「何から手を付ければいいのか分からなかった」状態から、
最初に考えたことについて書きました。
DXやOCRという言葉は難しそうに聞こえますが、
最初から完璧な仕組みを作る必要はありません。
私自身も、最初は不安や迷いばかりでした。
特に、知らない単語や言葉が出てくると、
無意識に「壁」を作っていました。
それでも、
「今やっている作業を、無理をしないで、少しラクにできないか」
という視点で考えたことで、
少しずつ前に進むことができました。
もし今、
何から始めればいいか分からず悩んでいるなら、
まずは身近な作業を一つだけ見直してみてください。
次に私が実際にやってみたのは、
無料で使えるOCRツールを使って、
「本当に現場で使えるのか」を確かめることでした。
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「OCRって本当に使える？現場担当が無料ツールで試してみた正直な結果」 では、
無料OCRを実際に使ってみて感じたことや、
「思ったよりできたこと」「正直にダメだと感じたこと」を
現場目線でそのまま書いています。