OCRと聞くと、
「設定が難しそう」「ITに詳しい人じゃないと無理」
そんなイメージを持っていませんか？
私も、最初はそう思っていました。
ですが実際に現場で使ってみると、
“全部を自動化しなくても、十分ラクになる” ことに気づきました。
このブログでは、
- 無理なDXはしない
- 完璧を目指さない
- 今の現場で、今日からできることだけやる
というスタンスで、
現場担当者目線のデジタル改善を紹介しています。
今回は、
「OCRに期待しすぎていた自分の勘違い」 と、
実際に使って分かった ちょうどいい付き合い方 について、
正直に書いてみました。
「ITが得意じゃないから…」と一歩踏み出せずにいる方の、
気持ちが少し軽くなれば嬉しいです。
OCRに「期待しすぎていた」最初の勘違い
スキャンすれば全部自動、だと思っていた
OCRを使う前は、
「紙をスキャンすれば、あとは全部自動で終わる」
そんなイメージを持っていました。
ネットの記事や動画を見ると、
スキャン → 自動で文字認識 → 完成
という流れが当たり前のように紹介されています。
正直なところ、
自分の現場でも同じようにいくと思っていました。
実際にうちの現場で使用している伝票には手書きの確認作業が必要でした。
OCRを使えば手書きの部分も全て自動でチェックできるものだと思っていました。
こうした思い込みがあったからこそ、
OCRは「気になるけど触れない存在」になっていました。
ITに強い人向けの技術だと思い込んでいた
もう一つの勘違いは、
OCRは「ITが得意な人向けの技術」だと思っていたことです。
設定が難しそう
専門知識が必要そう
トラブルが起きたら対処できなさそう
そんな不安が先に立っていました。
でも実際に無料ツールを触ってみると、
「思っていたより普通に使える」
というのが正直な感想でした。
シンプルにスキャンする内容を決めてから
取り込むというだけの設定に驚きました。
ネットでOCRを調べていくうちに細かい設定などを
行ってからやるものだと思っていたのです。
実際に使って分かった、OCRで「できたこと」と「できなかったこと」
思っていたより、ちゃんとできたこと
実際にOCRを使ってみて、
「これは思っていたより使える」と感じた点もありました。
すべてが自動で完璧、というわけではありませんが、
紙の内容をデータとして扱えるようになるだけで、
作業の流れは確実に変わりました。
特に、
スキャンした後に、毎回同じ作業を繰り返していた部分 が
少しずつ減っていく感覚がありました。
完璧ではないものの、
人がやっていた作業を“補助してくれる道具”としては十分
そんな印象でした。
正直、期待外れだったこと
一方で、
「ここまでやってくれるだろう」と思っていた部分が、
そう簡単にはいかなかったのも事実です。
文字の読み取りは100％ではなく、
確認や修正が必要な場面もありました。
また、
紙の状態や書き方によって結果が変わることもあり、
完全に任せきりにできるものではありませんでした。
「これさえあれば、全部自動化できる」
そんな期待をしていると、
少しがっかりするかもしれません。
それでも「使えない」とは思わなかった理由
それでも、
OCRを「使えない技術」だとは感じませんでした。
理由は単純で、
全部を任せようとしなければ、十分に役に立つ
と分かったからです。
人が判断する部分と、
機械に任せられる部分を分けて考えると、
現場の負担は確実に減ります。
完璧を求めず、
「手作業を少し減らすための道具」と考えれば、
OCRは現場でも無理なく使える技術だと感じました。
OCRは「全部任せるもの」ではなかった
完璧を目指した時点で、現場は止まる
OCRを使えば、
紙の情報がすべて自動で処理されて、
人は何もしなくてよくなる。
正直、最初はそんな期待をしていました。
でも実際に触ってみて分かったのは、
完璧を求めた瞬間に、現場では使えなくなるということです。
文字が少しでも崩れていたり、
手書きが混ざっていたりすると、
認識精度は一気に下がります。
そのたびに
「ここを直せばもっと良くなるかも」
「別の設定が必要なのかも」
と考え始めると、作業は止まってしまいました。
現場で必要なのは、
100点の仕組みではなく、
今日の作業が少しでも楽になることだと、
ここで気づきました。
人がやること／機械に任せることを分けて考える
OCRを使ってみて一番大きかった学びは、
全部を機械に任せようとしない方がうまくいくという点です。
・文字の読み取り
・ファイル名の自動生成
・保存先の振り分け
こういった「決まりきった作業」は、
OCRに任せる。
一方で、
・読み取り結果の最終確認
・イレギュラーな判断
・手書き部分のチェック
こういった部分は、
人がやった方が早く、確実でした。
最初から
「これは機械、これは人」
と役割を分けて考えることで、
無理なく使える感覚が掴めてきました。
「今より少し楽になる」で十分だった
OCRを導入しても、
作業がゼロになるわけではありません。
それでも、
毎回ゼロから入力していた作業が、
「確認と修正」になるだけで、
体感は大きく変わりました。
完璧を求めれば不満は出ますが、
今より少し楽になる
という基準で見ると、十分に価値があります。
「全部自動じゃないからダメ」ではなく、
「一部でも減ったから助かる」。
この考え方に切り替えられたことで、
難しいと感じていたOCRが
現場で“使える道具として見えるようになりました。
OCRは、
現場の仕事をすべて代わってくれる魔法ではありません。
でも、
人がやらなくていい部分を、
そっと引き受けてくれる存在ではあります。
この距離感で使うことが、
「無理をしない現場DX」には
ちょうどいいと感じました。
これは先にやっておいて正解だったこと
まずは「ファイル名が自動で付く」だけを狙った
OCRを使うと決めたとき、
最初から「すべて自動化しよう」とは考えませんでした。
正直、それをやろうとすると
・設定が増える
・失敗したときの切り分けが難しくなる
と感じたからです。
そこでまず狙ったのは、
「ファイル名が自動で付くだけでいい」
という、無理をしないとても小さな改善でした。
スキャンした伝票が、
日付や番号ごとに自動で名前が付いて
決まったフォルダに保存される。
それだけでも、
毎回ファイル名を消して、手入力して、保存し直す
という作業がなくなります。
いきなり大きな効果を狙わず、
“一番めんどうだった作業を一つ減らす”
これを最初のゴールにしたのは、正解でした。
伝票 → 名刺へ応用できた理由
伝票のOCRが思ったより問題なく使えたことで、
「これ、他の作業にも使えないかな？」
と考えるようになりました。
そこで次に試したのが、
名刺の電子化です。
やったことは特別なことではありません。
・名刺をスキャンする
・OCRで文字を認識させる
・名前や会社名をファイル名として保存する
伝票のときと、
考え方はほとんど同じでした。
自動の文字認識は100％ではありませんが、
ゼロから入力するよりは、
確認して直す方が圧倒的に楽です。
一度「これくらいなら現場で使える」という
ちょうどいい感覚が掴めていたので、
新しいことを試すハードルも下がりました。
まとめ
今回やってみて感じたのは、
無理をしないDXは、応用がしやすいということです。
完璧を目指していないからこそ、
「これもできそう」「次はここを楽にしたい」
と、自然に次の改善が浮かびます。
この流れを作れたことは、
現場改善として、とても大きな収穫でした。
完璧じゃなくても、現場はちゃんと楽になった
OCRを使ってみて一番大きく感じたのは、
完璧じゃなくても、現場はちゃんと楽になる ということでした。
正直に言えば、
すべてが自動で終わるわけではありません。
確認も修正も、今でも人がやっています。
それでも、
・ゼロから入力する作業が減った
・同じことを何度も繰り返す時間が減った
・「やらなきゃいけない作業」が少し軽くなった
この変化は、現場にとって十分大きなものでした。
最初から100点を目指していたら、
設定に悩んで手が止まり、
結局使わなくなっていたと思います。
でも、
「今より少し楽になるならOK」
このくらいの基準で始めたからこそ、
無理なく続けられました。
OCRは、
現場の仕事をすべて置き換える道具ではありません。
ですが、
人がやらなくていい部分を、
そっと引き受けてくれる道具ではあります。
この距離感で使えば、
ITが得意じゃなくても、
現場担当でも、
ちゃんと役に立つ。
今回の経験を通して、
そう実感しました。
もし今、
「難しそう」「失敗しそう」と感じているなら、
まずは一つだけ、
一番めんどうな作業を減らすところからで十分です。
完璧じゃなくていい。
無理をしなくていい。
それでも、
現場は確実に前に進みます。
次に考えるべきは「もう一段だけ楽にすること」
ここまでの内容の5つを踏まえて、
今後考えていきたいことを整理してみます。
実際にOCRを使ってみて感じたのは、
作業がすべて自動化されたわけではない、ということでした。
それでも、
今までと同じやり方を続けていた頃と比べると、
作業の負担は確実に減っていました。
改善を続ける中で、
少しずつ考え方も変わっていきました。
「この文字はうまく読み取れない」
それなら、「こっちは人が確認しよう」
そんなふうに、
その場で判断しながら進められる余裕が生まれたのは、
大きな変化だったと思います。
もし無理そうだと感じたら、
今回はやめて、次を考えればいい。
そう思えるだけで、改善へのハードルはかなり下がりました。
ちなみに最近、
「保存した伝票を、種類ごとに分けられたら
もう一段楽になるかもしれない」と感じています。
でも、それは“今すぐやらなければいけないこと”ではありません。
今のやり方で十分楽になっている。
だからこそ、次は余裕があるときに考えればいい。
このくらいの距離感が、
無理をしない現場DXにはちょうどいいと感じています。
実際にこのやり方で運用してみると、
「無料のOCRでも、思った以上に現場は回る」
と感じる場面が増えてきました。
その結果、
「次に考えるとしたら、どんなタイミングなのか？」
を意識するようになりました。
無料OCRでここまで回ると分かったからこそ、
「まだ続けるのか」
「次を考え始めるのか」
という判断が、自然と必要になってきます。
▶ 次の記事
「無料OCRで十分だった現場が、次を考え始めたタイミングの話」 では、
実際に運用してみたからこそ見えてきた
「次を考え始めるサイン」や
無理に進まなくていい判断の仕方を、
現場担当の目線で整理しています。